国际货运代理行业从业人员怎样提高工作效率？
2017-07-01 225
结合自己的经验，我希望提供给货代客服和操作（以下简称“业务人员”）一些心得和工具类的方法来切实提高效率。
1
文件的分类存储和管理 - 整洁的桌面：
货代行业有一个规律，优秀从业人员的桌面文件摆放整齐，有规律可循，当查找文件时取得文件的时间效率很高并不会丢失文件。
从这个表象我们可以理解两层意思：
A
整洁的桌面
工作的桌面是每个人自己在公司工作的门面，整洁干净的桌面可以体现主人的良好的日常生活习惯，可以侧面体现桌面主人的条理性和规范自己的能力；
B
文件的分类存储和管理
仅仅拥有整洁的桌面是不够的，如果所有类型的文件都混放在一起，仅仅是表面的整洁并不能真正提高工作效率。
我举三个典型业务人员工作岗位并提供一些工具性的文件分类方法：
进口业务人员的文件分类：
待询价货物；
已经完成询价货物；
待执行进口国际段运输Case；
正在执行国际进口运输Case；
到达货物待清关case；
正在进口清关case;
运输清关执行完毕后待出账case;
异常事件Case;
出口业务人员的文件分类：
待询价货物；
已经完成询价货物；
待出口提货case；
正在执行国际出口运输Case；
出口完毕DDU/DDP/CC/PP控单case;
运输执行完毕后待出账case;
异常事件Case;
进口清关人员的文件分类
等待到货进口清关case；
正在进口清关Case；
特别关注进口清关case;
清关执行完毕待出账case;
异常事件Case;
业务人员可以根据自己的具体业务内容灵活调整以上的文件分类方法，每类文件可以放在一个Tray(文件盘)上，每个Tray的侧面可以贴上醒目的大字，标明这个Tray存放的是什么类型的文件；
另外我作为操作人员时会把每个客户询价和操作业务Case单独放入一个透明塑料皮中；
关于操作业务的case, 如果有客户的合同或发票箱单等会放在塑料皮的首页，因为在翻阅大量文件时，从文件首页内容我可以很容易知道是哪家的货物，方便查找；
并在那个首页文件边上标注销售，客户名称，始发地，目的地和其他客户在操作时随时提示的重要注意事项；
如果操作业务的case中没有标识性很清楚的文件，我会拿一张废纸的空白背面用大字标注一下是哪位客户，哪位销售，从哪个港口到哪个港口的货物，并特别备注操作此货物时客户提示的需要注意的重要事项，放入塑料皮case中作为首页。
当然我也建议业务人员可以自己设计一个case的首页页面，一旦拿到货物就填好首页的固定内容并放在文件夹中的第一页。
以上的工作像是把每票操作的业务case都纳入到一个坐标体系中。
当业务人员处理工作时可以根据大类找到文件Tray, 再在文件Tray中可以快速找到自己需要的文件；文件上有明确的客户操作要求，通过系统性的记录不会把一些重要操作信息忽略导致操作错误。
2
事物的分类管理 - 从整理各种邮件&case开始
每天早上工作前先花20分钟时间过滤整理所有邮件（包括即时通信工具的信息）&case我在做业务人员时的工作习惯为早上先打开电脑，把所有需要处理的邮件（包括即时通信工具的信息）打出，而不是见到一个邮件或信息就处理；另外会花时间把所有Tray上的case过一遍，把当天需要处理的case也都取出。
邮件分为两类：
1、和已经操作业务相关的邮件，会放入对应case塑料皮中，邮件纸半插入，方便了解这是新需要处理的邮件；
2、新的业务，我建议把邮件放入塑料皮中，快速建立一个新的case；
通过以上的整理工作把一天所有需要处理的case和邮件融合，把所有的需要处理的业务都变为case形式叠放在桌边。在理顺一天需要处理的工作内容后，我们需要对一叠case进行事物分类管理。
（因为不同货代公司的业务内容会有区别，并对每个工作职位的功能设定也有不同，我们无法笼统的针对所有货代公司业务case提供统一的分类管理解决方案，我在这里假设工作职位接近为进口国际运输客服或出口指定货客服, 我们来讨论如何进行case的事物分类管理？）
在描述如何进行事物分类管理之前，我们先对货代的工作环境进行两个维度的说明：
作为货代业务人员，我们的工作可以分为几个大类，
A. 询价；
B. 报价；
C. 运输执行；
D. 应急和特殊问题处理；
另外，货代处理的货物一般往返于中国大陆和以下几个主要地区：
A. 澳洲，日本，韩国；- 早于中国1到2个小时开始工作
B. 港澳台和东南亚地区；- 和中国基本处于一个工作时间段；
C. 印巴和中东地区；- 大概在我们的上午11点到下午13点开始工作；
D. 欧洲和非洲地区；大概在我们的下午15点到16点陆续开始工作
E. 美洲地区 – 一般在晚上20点到24点陆续开始工作
以上的分类有一些规律可循，我们简述如下（如上所述，仅针对进口国际运输客服或出口指定货客服的职位）：
在没有“应急和特殊问题处理”的情况下，一般早上先安排针对“国内供方”的服务“询价”，这样保证中午或下午时间可以得到相应的价格回复；另外这类询价一般都有客户的询价信息，不需要重新组织书写大量语言，一般可以快速完成；而针对境外代理的服务询价，则根据以上的不同地区时区情况在他们上班前发出询价即可；
有些业务人员可能会兼有销售功能，先和国内供方“询价”还是先“报价”可以根据实际情况自行选择，但安排重要货物的报价也是会放在优先的位置。客户会希望快速准确的“报价”，这体现我们服务的专业性，并没有“报价”就不会有后续的新的货物操作机会；
“运输执行”包括两个内容，一者是“货物运输进展的信息反馈”，一者是“货物运输的具体指令安排”；相对而言“货物运输进展信息反馈”一般是海外或国内供方反馈的邮件信息，只要稍加更改就可以推送给客户。我们主动传递运输信息给客户还是我们被客户追着要货物运输进展信息给客户的观感完全不同，一般而言“货物运输进展的信息反馈”会优先于“货物运输的具体指令安排”；
关于“货物运输的具体指令安排”，根据以上不同地区的时差情况，我们一般会优先安排以上A和B地区的事宜，因为他们和我们基本同步；在午饭前后反馈“印巴和中东地区”（C.）的问题；在下午3：00前反馈“欧洲和非洲地区”（D.）的问题；在下班前回复“美洲地区”（E.）的问题；尽量让每个地区的代理在上班第一时间可以得到及时的回复；
关于“应急和特殊问题处理”，这个一般会优先任何其他事宜在早上做预先安排，便于在中午或下午可以等待反馈，但不是每天都有应急和特殊问题需要处理；
通过以上的规律说明，我建议业务人员讲归集的case进行再次的顺序分类，需要优先处理的放在case叠放的顶部，依次排好，做好一天的工作顺序。
请关注货代业务是动态发展的，而不是早上整理好的工作顺序会一成不变。可能中间客户有紧急的询价或某个货物发生货损货差需要应急处理。我们还是遵循新的事物建立新的case, 已经发生的业务出现问题归集到老case中；比如新的询价建立新的case, 根据询价内容确定放在一叠case的哪个部位，而在执行的货物出现应急处理时间，可以将老的case调出，做好问题记录并放在一叠case的顶部，马上处理。
以上所讲工作分类的前后秩序仁者见仁智者见智，但我希望货代客服人员通过每天的整理case和事物分类训练，可以建立自己良好的工作秩序和习惯，这对每位业务人员的成长会有帮助；
通过以上流程整理完毕需要处理的case后，业务人员等于给自己做了一个整天的工作计划。业务人员可以从顶部case开始处理日常工作，处理完毕一个可以在case首页加上已经处理内容的备注，之后就放回这个case到对应的Tray之中。
业务人员每天只要完成所有的Case并归位后就完成了当天的工作。
依照以上方法业务人员可以减少丢事忘事的可能并可以相对合理的满足所有客户和公司内部销售人员的要求。
3
信息的分类管理 - 建立自己的信息支持环境
如上文所讲，不同货代公司的工作职位差异很大，我还是以业务人员为“进口国际运输客服”或“出口指定货客服”的职位为例，来说明如何建立自己的信息支持环境。
请大家仔细思考，国际客服人员在处理和回答很多问题时只是场景不同，但处理事物的内在逻辑是相同的，我们可以设想以下场景：
进口国际运输客服人员提供给国外代理操作货物的shipping instruction都大同小异，是否进口人员进行了相应的归集整理，把不同典型要求的Shipping Instruction归集为不同模版并保存好？当再遇到类似客户或类似场景可以对Shipping Instruction进行稍微修改并快速制作出新的Shipping Instruction；
业务人员在处理大客户业务时，很多的操作流程是相同的，是否制作了SOP对业务流程进行记录？有了SOP后可以对供方进行操作规范，即便更换了供方也可以用SOP对供方进行再培训，提高转换效率；另外建立各种典型客户的SOP有助于做类似操作要求客户的招标文件或快速建立新客户的SOP流程；
业务人员在处理异常事件时，经常会需要长篇大论来详细说明某个事件的发生原因和解决方案，这需要花费很多时间。类似的邮件文章是仅仅用于一次性发出解决问题还是收集起来变为自己的“文集”，以后再遇到类似问题可以调出修改即可；
再比如某从业人员和客户就一个具体问题进行了详尽的书面答复，请问他是否把这些费心组织整理的知识性内容进行了分类的文档保存？当再遇到相同问题时可以快速调出之前相近的书面答复稍作修改后即可回复新的客户；
货代业务的报价有很多典型场景，业务人员是否对典型场景报价可以予以留存？等下次再进行报价时可以套用节省时间；
拓展到销售领域，业务人员成功的操作某个项目后，是否会总结经验并将案例积累到PPT中，这样可以再遇到下一个同类型客户时方便展示公司的经验和能力；并如果遇到制作相同类型客户的业务标书，也可以方便嵌入作为案例；
对信息进行分类管理是个费神和漫长的工作，从业务人员角度如果可以搭建好自己的信息模版平台，可以极大的提高日常的工作效率；这个道理同样适用于货代部门和货代企业的运营。
通过以上三点的说明，希望大家可以聚焦“分类”二字。作为货代从业人员，我们的管理不能是一把抓，而是要具备对事物进行“分类”的能力，不同类别的事物具有一些相同的属性，只有我们针对相同属性的事物进行分类管理，才能提高整体的运行效率。
另外提及的关键点是“需要认知和搭建自己运营的环境”，我们希望自己的状态更像一位“躺在病床上的病人”，我们从仪表屏幕中熟知自己生命的各种变化参数和指标，并拥有了身边无与伦比的支持环境，我们的举手投足都会有各种辅助设施来恰到好处的协助我们， 并身体被接入各种“管线”提供我们各种营养所需，让我们以最小的付出获得最大的支持。
以上给大家提供一些工具性的建议，但具体到每个工作岗位如何设定自己合理的工作模式和参数还需要大家自己参悟。
工作效率的提高不能仅仅依靠以上工具性的建议，最终还是需要大家提高自身的综合知识和业务能力，并在货代领域不断的拓展和创新自己的效率空间。
-
单身狗圣诞餐的江南Style - 韩国LIVING HANKOOK骨瓷餐具体验
身狗如何过圣诞？对于吃货来说，饱食一顿是不错的选择，如果还有一套精美餐具相伴，日子美得呢！ 最近又从喜地入手了一款韩国LIVING HANKOOK骨瓷餐具六件套，深深的觉得是专门为单身狗量身定制的。 说到骨瓷，在我印象中基本上属于白富美的概念范畴，具有耐高温、材质轻、硬度高和纯白表层，而且便于清洗和放置。但是LIVING HANKOOK进一步提升了我对骨瓷的观感。 LIVING HANKOOK经研究证明，天然骨粉制作的骨瓷日用餐具容易碎裂，于是在全球首次使用了半导体材料氧化铝和二氧化硅，在1300度高温下烧制成的骨瓷，有高出于一般骨瓷数倍的硬度，还可用于烤箱、微波炉、洗碗机以及热水直接冲泡等，堪称日用陶瓷的典范。 外包装，正上方是隔热垫图，前后两侧是整套收纳效果图，设计较有大牌品质感。 左右侧面，一边是6件套拆分示意图和平台商标，一边是品牌简介。 开箱程序图，层层叠叠，厂家还是费了一些心思的（嫌啰嗦的可以跳过）。 揭开盒盖。 将第一个碟子取出来后。 一碗端，最底下是隔热垫。 全部取出来叠放在一起，时尚、小巧、简约。五个碗只占用一个碗的空间，节省空间，放置方便。 六件套全家福，一大一小两个碗，大碟子一个，小碟子两个，隔热垫一个，满足单身狗的日常餐饮。 至于尺寸，下面是从宝贝详情页的截图，依次为隔热垫，小碟子，大碟子，大碗。 下面依次亮相。 首先是大碗，俯视图，容积还是比较可观的。 侧拍图，碗沿表面上端周身的海波纹淡雅，较有文化感。据说，LIVING HANKOOK拥有世界上日用陶瓷器企业唯一的独立设计研发中心，负责更多创新的图案设计，符合欧美、东南亚和中日韩各国的欣赏审美，更善于融汇东西美学文化精神，曾经聘请过本国的安德烈.金、英国的Rachel barker担任设计。 海波纹较多的出现在我国明清瓷器以及日本瓷器中，LIVING HANKOOK大碗上的这个图案算是向邻邦致敬了吧！同时，碗表面下端有红色的品牌LOGO。 倒扣图，碗底部也有品牌LOGO。 小碗的外形与大碗一样，容积大概是它的三分之二。碗沿表面上端周身的海波纹，碗内侧边沿，碗表面下端、碗底有红色或灰色的品牌LOGO。 隔热垫，据说由竹子高强度压缩制成。 正面，小孔便于水汽向中央流动汇集并方便排出，不必担心隔热垫会潮湿，可防止碗的温度过高，烫坏桌面。 竹制纹理清晰可见，较有质感。还有黑色品牌LOGO。 反面，有红色品牌LOGO。 大碟子，碗沿内侧和碗底分别有红色或黑色的品牌LOGO。 LIVING HANKOOK的骨瓷餐具之所以光洁度、透明度极高，是一般为加入了50%以上天然奶牛骨的骨粉，具有珠圆玉润、细腻饱满的质感，比一般的骨瓷的保温性能与隔热性能更好。LIVING HANKOOK骨瓷餐具制作成本远高于大部分所谓的骨瓷，使用寿命是普通碗的三倍以上。 两个小碟子，碟双飞，碗沿内侧和碗底分别有红色或黑色的品牌LOGO。 LIVING HANKOOK对所有陶瓷面进行银纳米粒子喷涂的尖端NT技术，具备杀菌抗菌功能，使用时不会产生有害物质，影响人们的健康。 单身狗的圣诞餐，荤素搭配，红绿相间，冷热兼具，LIVING HANKOOK骨瓷餐具的质感进一步得到彰显，红格子桌布很有节日气氛。 大碗：翡翠白玉汤。 小碗：白绿兰花香菇木耳蔬菜什锦 隔热垫：本来应该放汤，但是质感太好，放一块红薯比较应景。 大碟子：红椒烧鱼块 小碟子之一，海带丝 小碟子之二：番茄切片 竖排放置效果，单身狗的圣诞不寂寞！
-
你和女神的距离或许只差一只马鞍包 - Martinica湖蓝色头层牛皮马鞍包
网传“你和女神的距离，或许只差一只马鞍包”，最近斜挎的迷你包确实很火，于是开始长草，知道Dior和Burberry都有十分经典款式的马鞍包，但是作为普通工薪员工一枚，价格确实伤不起。在各进口电商比了一下价，最后入手了一款意大利的Martinica湖蓝色头层牛皮马鞍包6065-PMTDM。 Martinica在意大利应该是蛮普通的一个牌子，创立于上世纪80年代，经营时间也不算太长，所以可以相比于Dior马鞍包二十分之一的价格买入。6065-PMTDM可能是厂家编号，具体啥意思也没弄明白。 先看看街拍效果吧。黑红色的冬日底装，配上湖蓝色马鞍包，在配色上还算抢眼。 然后看看细节。 外包装就不出镜了，内包装是塑料袋，刚收到时觉得包装还是Low了点。 从塑料袋里拿出来后的即视感。第一感觉不是宝贝页里说的湖蓝色，更接近于灰蓝色，有色差。本人更喜欢亮丽的颜色，在冬日看着也能提神，算是失策了。 打开包盖，里面有防尘袋，还有一团用来充实包型的白纸。 放空了的包包，整体上还是比较挺括的。 放在防尘袋上。 装入防尘袋，妥妥滴。 品牌商标正面：蛇形LOGO，品牌名，还有“SINCE1984”、“MADEINITALY”的字样。 反面是型号、款式标示，以及商品条形码。 蛇形LOGO也出现在环扣上。 皮质是品牌方反复强调的优势，连产品名称里都突显了“头层牛皮”。我这种普通消费者当然不是皮质鉴别专家，只能通过“望闻摸量”来体验质感了。 望：纹路比较清晰，质地比较细密，没有杂点，细看起来有细小毛孔，整体看起来还算是真皮质感。 闻：包包基本上没有异味。 摸：手感柔韧，略微带一点点硬的赶脚；厚度比较均匀；用力按下去，会有向心的皱纹；皮质比较紧密，不知道耐不耐磨。 量：掂量一下，虽然只有15x16x5cm的体积，但是净重大概有一斤。 极简接头，不知道结实与否。 极简环扣，如果是方形的可能时尚感更好。 有三个孔眼可以调节肩带长度。大概是按照欧美女性的身高来制作的，本人身高160CM，没有大长腿，即使调节到最短长度，包身直达大腿，整个视线往下拉。迷你包的长度，最好是卡在胯骨处比较好，才能突出身材比例。像我一样娇小的姑娘慎入。 肩带比较厚实，如果再细薄轻巧一点，更能衬托肩部、胸部和腰部曲线，夏天也能拗造型。 扣头做得比较简陋，皮绳扣上后，包盖还是有一定的活动空间，和包身贴合得不是很紧密。 手工缝线比较密实，将包包前中后三部分缝合在一起，虽然有文艺感，但是在防水方面绝对有欠缺，水可以透过缝线空隙进入包内，下雨或者是到河边湖边海边水多的地方，佩戴的可能性不大。 底部缝线使包包变得立体，可以单独直立，但也不是100%稳固。 包包内部容积十分有限，一个爱疯，一瓶香水，一个粉饼，一管口红，一串钥匙，就挤满了。个人还是喜欢类似杀手包和铂金包无所不容的秉性，迷你包实用性还是差了点，顶多玩玩搭配拍拍照装装逼。
-
三款果蔬洗涤剂PK实验 - 韩国BEX、Crinable、VegeAQUA果蔬洗涤剂
加量优惠装，加送258克，6大功效 平时吃水果的时候，总担心水果表层有农药、果蜡和细菌，吃之前用果蔬洗涤剂洗一下是必须的。之前家里有两款常用的，最近听说贝壳粉清洁水果特别好，特地买了一款。但是究竟哪款清洁能力最强呢，有空做了一下对比。 从右至左依次是BEX蔬果专用环保杀菌清洗液、韩国Crinable天然贝壳果蔬洗涤剂、立白洗洁精。苹果都是从大超市同一果篮里买来的。 用水果刀轻刮每个苹果，都有果蜡出现。 依次将三种果蔬洗涤剂加水浸泡苹果，并用筷子充分搅拌，使每个苹果充分接触到洗涤剂。 三分钟之后的情形： 五分钟之后，经过BEX蔬果专用环保杀菌清洗液喷洗、浸泡后的苹果，依然有些果蜡残留。苹果表层颜色变化不大，但是触摸起来比原先柔滑些。 被韩国Crinable天然贝壳果蔬洗涤剂浸泡过的苹果光洁嫩滑了不少，没有刮出果蜡来，水溶液浮出一层油。 被立白洗洁精浸泡过的苹果，果蜡残留比第一个洗涤剂的要少。 最后各水溶液的情形：韩国vegeAQUA果蔬喷洗剂水溶液无色无味；韩国Crinable天然贝壳果蔬洗涤剂水溶液底层是贝壳粉沉淀，上面浮着果蜡油脂；立白洗洁精水溶液泡沫较多，香味较重。 综合比较一下整个实验的效果，如下图： 另外，不少人说贝壳粉去除水果表层果蜡、农药和污渍是夸大其词，因为贝壳粉本身溶于水的时候就有油污，为了解决这个疑惑，特地做了一个只把贝壳粉单独溶于水的实验。 将1g贝壳粉单独放入硅胶碗中。 在碗中放入水。 充分搅拌，静置5分钟之后的情形，没有油污出现，充分说明：贝壳粉本身不会产生油污，油污来自于浸泡在贝壳粉水溶液里的水果表层，贝壳粉具有去除水果表层果蜡、农药和污渍的功能。
-
玉米做成的碗也能做辅食？ - 韩国vegetable baby辅食研磨器体验
宝宝已经四个月，可以吃辅食了。但是市面上塑料辅食餐具普遍含有BPA，遇高温容易分解出环境激素，对宝宝健康不太好；玻璃或者陶瓷的容易打碎，不小心还会伤到宝宝。前不久有同事说韩国vegetable baby食物研磨器套装是由玉米制成的，她家小孩吃的辅食都是用这个。之前一直在喜地上买韩国母婴产品，用起来还不错，所以率先在喜地上找，还真有，和其他网站比了一下价，价格是最便宜的，于是迅速入手。 开箱照，右上角有“BPA FREE”的标志，表明不含双酚A，不会影响宝宝健康；透视设计，可以直接看到套装的形状和颜色。 底侧，有产品韩文简介，和平台商标。 揭盖之后，不得不说内包装空间布置的很得体。顺便脑补一下品牌知识，vegetable baby隶属于韩国HOME CARE集团，整个集团产品的原料大部分来源于玉米、稻谷、松树、椰子和卵磷脂等，并通过美国FDA的认证，是名副其实的环保品牌。 小盆友，排排坐，从左至右，上排依次为：不锈钢过滤网，研磨碗+研磨棒+汤匙，碗盖；下排依次为：方形碎食层，榨汁层，条形碎食层。整套餐具颜色偏淡雅，看着比较舒服，给宝宝用也是一个比较好的视觉熏陶。 当看到它们时，很难相信是由玉米成分制成的。对于如何把玉米变为餐具，宝贝详情页里有图片解析。天然玉米成分制成，无污染，不含BPA、石油基、酒精、二噁英，不含生长激素，即使加入滚烫开水或粥，也不会因为受热产生对宝宝身体有害的物质成分。用过后的餐具，可在泥土中生物降解，丝毫不会对环境产生恶劣影响。 玉米制成的辅食餐具究竟比一般塑料的好在哪里呢？下面是宝贝详情页里的比较图，这里要补充一句，虽然耐热，但是也不能接近火源或直接放在火上加热，放在微波炉或者洗碗机里，不能用铁丝球清洗。 下面一个个来介绍。 研磨碗，套装的核心组成部分，其他部件功能都要在其基础上才能完成。玉米颜色比较自然，带盖的时候比较透明。 盖子细节处理比较精致，中间有方便揭拿的内凹把手，还有品牌LOGO和玉米图案。 木质捣棒质感密实，拿起来很轻巧。 碗底和下半部分带有螺旋纹，方便把食物磨碎，并且防滑，木棒和食物不会溢出碗外。 研磨煮好的紫薯，木棒在碗底很好用力，一两分钟便将紫薯研磨成泥了。 加了温开水的紫薯泥，直接就可以用汤匙喂给宝宝吃，也可以用汤匙倒在其他餐具内进食。 榨汁层正面，像一个大檐帽，粉绿颜色让人很有食欲。 榨汁层反面，立体伞状结构比较可爱。反面放在研磨碗里，便于收纳。 正面放好榨柠檬，原先以为要用很大的劲，但是非常轻松就挤干了柠檬汁。 柠檬汁顺着边沿缝隙流入研磨碗中，但是果渣残留在榨汁机上不太好看。 不锈钢过滤网，不锈钢丝细密而牢固，过滤果渣很方。 方形碎食层正面，方形漏洞边沿呈锯齿状，便于碎食。 方形碎食层反面。 用苹果试试手感，碎的比较顺手。 苹果泥通过漏洞到达研磨碗。 碎过的苹果泥比较细腻，便于宝宝进食。 收纳效果。 条形碎食层正面，锯齿状很明显。 条形碎食层反面。 碎香蕉，因为香蕉有点黏，用起来没有苹果顺手。 但是成果斐然。 加入温开水，宝宝就可以吃了。 全套收纳效果，不占地。 把榨汁层取出来后，是不是更协调呢？
